Смена бухгалтера ломается не на «новой программе», а на пакете, которого нет. Предыдущий человек ушёл, директор помнит, что «всё в почте», а до сдачи отчёта десять дней. Передача учёта — это список вещей, которые нужно собрать до того, как новый бухгалтер начнёт проводить текущий месяц.

Начните с доступов, а не с философии. Банк-клиент, кабинет налоговой, кабинет социального фонда, оператор электронной отчётности, подпись директора и подпись сотрудника, если она есть. Запишите, на ком выпущена подпись и до какой даты она жива. Без подписи красивая база бесполезна в день отправки.

Дальше — база и первичка. Файл учётной программы или выгрузка, если учёт вёлся в сервисе. Папка закрывающих документов за текущий год и за прошлый, если отчётность года ещё могут спросить. Банковские выписки. Кадры: приёмы, увольнения, отпуска, расчётные листки, если есть сотрудники. Договоры, по которым идут регулярные оплаты. Если чего-то нет, так и напишите: «актов за март нет», а не «где-то были».

Отдельной пачкой идут уже сданные отчёты и требования. Декларации, расчёты, уведомления об исчисленных налогах, переписка с инспекцией, открытые требования и сроки ответа. Новый бухгалтер должен видеть, что уже ушло в инспекцию, а что висит. Иначе один и тот же отчёт отправят второй раз или пропустят ответ на требование.

Сверьте долги до передачи. Имеет смысл выгрузить сверку с налоговой и посмотреть остатки: налог к уплате, переплата, непринятые уведомления. Расхождение «в личном кабинете одно, в базе другое» лучше поймать в первую неделю, а не в день списания.

Договоритесь о границе периода. Например: старый бухгалтер закрывает прошлый квартал и отдаёт базу, новый ведёт со первого числа следующего месяца. Двойное ведение одного месяца двумя людьми без границы порождает две версии правды. Если квартал уже завален, границу всё равно фиксируют письмом: кто доделывает хвост и до какой даты.

Не передавайте учёт «как есть, разберётесь». Список на одну страницу экономит недели. В нём: система налогов, есть ли НДС и какая ставка, число сотрудников, банк, где лежит подпись, какие отчёты сданы, какие требования открыты, чего не хватает в первичке. Это и есть короткое задание, по которому можно назвать стоимость.

Фрактал принимает учёт удалённо, по всей России. Ведёт один бухгалтер, не цепочка людей без имени. Опыт больше 25 лет. Мы смотрим пакет и говорим, что можно взять в абонент, а что сначала надо восстановить. Восстановление дыр — не то же самое, что ежемесячное ведение, и в ту же сумму не прячется.

Ориентиры абонента, если учёт уже в рабочем состоянии: ИП с сотрудниками на УСН от 8 тыс. руб. в месяц, ИП без сотрудников от 10 тыс. руб. в квартал, ООО от 10 тыс. руб. в месяц, НКО от 10 тыс. руб. в месяц. Если при передаче всплывает несданный год или пачка без документов, сумма и срок другие — их называем после просмотра, не до.

Чего в передаче быть не должно: просьбы спрятать оборот, переложить деятельность на второе лицо ради порога или «обнулить» требование, которое уже пришло. Открытое требование закрывают ответом и документами, а не исчезновением базы. Если пакет честный, передача занимает дни, а не сезон. Заявку на разбор можно оставить на главной: имя, телефон и пара строк, что именно передаёте.