Как передать учёт новому бухгалтеру
Какой пакет собрать при смене бухгалтера, чтобы не искать пароли и хвосты в последний день сдачи
Смена бухгалтера ломается не на «новой программе», а на пакете, которого нет. Предыдущий человек ушёл, директор помнит, что «всё в почте», а до сдачи отчёта десять дней. Передача учёта — это список вещей, которые нужно собрать до того, как новый бухгалтер начнёт проводить текущий месяц.
Начните с доступов, а не с философии. Банк-клиент, кабинет налоговой, кабинет социального фонда, оператор электронной отчётности, подпись директора и подпись сотрудника, если она есть. Запишите, на ком выпущена подпись и до какой даты она жива. Без подписи красивая база бесполезна в день отправки.
Дальше — база и первичка. Файл учётной программы или выгрузка, если учёт вёлся в сервисе. Папка закрывающих документов за текущий год и за прошлый, если отчётность года ещё могут спросить. Банковские выписки. Кадры: приёмы, увольнения, отпуска, расчётные листки, если есть сотрудники. Договоры, по которым идут регулярные оплаты. Если чего-то нет, так и напишите: «актов за март нет», а не «где-то были».
Отдельной пачкой идут уже сданные отчёты и требования. Декларации, расчёты, уведомления об исчисленных налогах, переписка с инспекцией, открытые требования и сроки ответа. Новый бухгалтер должен видеть, что уже ушло в инспекцию, а что висит. Иначе один и тот же отчёт отправят второй раз или пропустят ответ на требование.
Сверьте долги до передачи. Имеет смысл выгрузить сверку с налоговой и посмотреть остатки: налог к уплате, переплата, непринятые уведомления. Расхождение «в личном кабинете одно, в базе другое» лучше поймать в первую неделю, а не в день списания.
Договоритесь о границе периода. Например: старый бухгалтер закрывает прошлый квартал и отдаёт базу, новый ведёт со первого числа следующего месяца. Двойное ведение одного месяца двумя людьми без границы порождает две версии правды. Если квартал уже завален, границу всё равно фиксируют письмом: кто доделывает хвост и до какой даты.
Не передавайте учёт «как есть, разберётесь». Список на одну страницу экономит недели. В нём: система налогов, есть ли НДС и какая ставка, число сотрудников, банк, где лежит подпись, какие отчёты сданы, какие требования открыты, чего не хватает в первичке. Это и есть короткое задание, по которому можно назвать стоимость.
Список до старта
- База: файл программы или выгрузка сервиса.
- КЭП: на ком выпущена и до какой даты действует.
- Банк: доступ и выписки.
- Сданные отчёты и открытые требования, со сроком ответа.
- Остатки и сверка с инспекцией: налог, переплата, уведомления.
- Сотрудники, если они есть: приёмы, увольнения, отпуска.
Кто что делает
| Клиент | Бухгалтер |
|---|---|
| Собирает доступы, базу и первичку и прямо пишет, чего нет | Принимает пакет и сверяет остатки с инспекцией |
| Подписывает своей КЭП то, что готово к отправке | Готовит отчёты и список того, что подписать |
| Отвечает по сделкам, которых нет в документах | Ведёт месяц после согласованной границы периода |
| Не просит спрятать выручку и не делит одну деятельность на несколько лиц | Такие просьбы не берёт |
Фрактал принимает учёт удалённо, по всей России. Ведёт наша компания, не цепочка людей без имени. Опыт больше 25 лет. Мы смотрим пакет и говорим, что можно взять в абонент, а что сначала надо восстановить. Восстановление дыр — не то же самое, что ежемесячное ведение, и в ту же сумму не прячется.
Ориентиры абонента, если учёт уже в рабочем состоянии: ИП с сотрудниками на УСН от 8 тыс. руб. в месяц, ИП без сотрудников от 10 тыс. руб. в квартал, ООО от 10 тыс. руб. в месяц, НКО от 10 тыс. руб. в месяц. Если при передаче всплывает несданный год или пачка без документов, сумма и срок другие — их называем после просмотра, не до.
Чего в передаче быть не должно: просьбы спрятать оборот, переложить деятельность на второе лицо ради порога или «обнулить» требование, которое уже пришло. Открытое требование закрывают ответом и документами, а не исчезновением базы. Если пакет честный, передача занимает дни, а не сезон. Заявку на разбор можно оставить на главной.
Короткая заявка на главной: что именно передаёте.
Сведения приведены по состоянию на дату публикации и могут утратить актуальность при изменении законодательства. Если вы заметили неточность, сообщите нам: fractal.buh@yandex.com.