Как начинается восстановление учёта

С какого месяца база расходится с банком и почему это не то же самое, что вести текущий месяц

Восстановление учёта начинают с конкретного месяца. Не с общей фразы про порядок в программе, а с даты, после которой база перестаёт сходиться с банком и со сданными формами. Пока эта дата не названа, выгрузка может выглядеть целой. В ней при этом легко не оказывается полугода.

Ежемесячное ведение устроено иначе. Оно опирается на остатки, которые уже стоят на начало периода. В месяц приходят новые документы, их проводят, период закрывают, сдают то, что относится к нему. Восстановление идёт раньше этой точки. Сначала собирают дыру. Обычный месяц начинается с даты, о которой договорились отдельно.

Дыра почти всегда состоит из четырёх провалов. Один не заменяет другой.

База

Файла нет, либо он открывается с остатками на случайное число. Учёт мог жить в сервисе, а выгрузку так и не забрали. Бывает и живой файл, в котором проведены только банк и несколько счетов, без закрывающих документов. Для следующего шага нужно понять, на какую дату эта база ещё чему-то соответствует, а с какой уже нет.

Сданные формы

Декларации и расчёты могли уйти из кабинета инспекции или через оператора, а в базе их нет. Пока не видно, что инспекция уже приняла, легко отправить то же самое второй раз. Легко и решить, что период пустой, хотя отчёт давно лежит в кабинете. Имеет смысл собрать сами формы и отметку, чего среди них нет.

Банк

За месяцы дыры выписки редко лежат комплектом. Нет одного месяца, нет второго счёта, нет эквайринга. Остаток на расчётном счёте в программе без выписки ни на чём не держится. Сверять «как помнит директор» здесь не с чем.

Остатки

Налог, контрагенты, касса, склад, зарплата, если люди были. Их сопоставляют с инспекцией и с банком. Расхождение записывают списком. Проводку без документа под это расхождение не ставят: красивый ноль в оборотке не делает отсутствующий акт существующим.

Дальше идут по этому списку и пишут прямо, чего нет. Акта за март нет. Выписки за июль нет. Декларацию сдавали, файла нет. Первичку, которой не было, задним числом не создают. Нет документа от поставщика, нет и расхода в учёте, пока документ не появится по-настоящему.

С ежемесячным ведением нужна граница даты. Дыру доводят до неё, текущий месяц ведут уже как обычный. Без границы один и тот же месяц одновременно чинят и ведут. Получаются две версии цифр, и непонятно, какая пойдёт в следующий отчёт.

Как собрать доступы, подпись и пакет для нового бухгалтера, расписано на странице передачи учёта. Там же сказано, что дыра в прошлом это отдельная работа и в ежемесячное ведение она не входит. Список передачи здесь не повторяю.

Чего обычно не хватает

База: файл программы или выгрузка сервиса и дата, на которую она ещё живая.
Сданные формы: декларации, расчёты, уведомления и пометка, чего в инспекции нет.
Банк: выписки по каждому счёту за месяцы дыры.
Остатки: налог, контрагенты, касса, склад, зарплата, если она была.

ИП, ООО и НКО в этих четырёх пунктах совпадают. Состав остатков разный. У НКО отдельно смотрят целевые поступления и траты по ним. Сложить их с платной деятельностью и разложить «когда-нибудь» уже не получится: отчёт собирают из того, что проведено, а не из памяти.

Восстановление закончено не в ту минуту, когда так написали в письме. База открывается, банк сходится, сданное видно, а то, что так и не нашлось, лежит отдельным списком. Со следующего дня после согласованной даты это уже обычное ведение.

Сведения приведены по состоянию на дату публикации и могут утратить актуальность при изменении законодательства. Если вы заметили неточность, сообщите нам: fractal.buh@yandex.com.