Резерв на оплату отпусков: как его рассчитать и на каком счёте учитывать

Человек зарабатывает дни отпуска каждый месяц, а деньги получает позже, иногда в другом году. Если расходы признавать только в месяце выплаты, месяцы без отпусков выглядят прибыльными, а месяц массового отдыха проваливается. Резерв как раз закрывает этот разрыв. Он ставит оценку будущей выплаты в тот период, когда обязанность уже возникла.

В бухгалтерском учёте это оценочное обязательство. Типовая проводка: дебет счета затрат, 20, 26 или 44, кредит 96. Отпускные за счёт резерва: дебет 96, кредит 70. Взносы, уже включённые в резерв: дебет 96, кредит 69. Если оценки не хватило, разницу доначисляют в затраты. Если резерв больше оценки оставшихся отпусков, излишек по повторяющемуся резерву не списывают в доходы и не выбирают в политике. Его засчитывают при следующем начислении. На доходы остаток относят, когда обязанность прекратилась. Сами зарплата и НДФЛ с выплаты считаются по общим правилам, страница налогов с зарплаты.

Как прикинуть сумму

Берут неиспользованные дни на дату расчёта и умножают на средний дневной заработок. К сумме отпуска добавляют страховые взносы, которые компания заплатит с этой выплаты. Иначе резерв закроет оклад и не закроет взносы. Резерв проверяют в конце отчётного года и когда появились новые события, которые меняют оценку. Ежемесячный процент «на глаз» без дней и среднего заработка при проверке не объясняет остаток на 96 счёте.

Пример без претензии на ваш фонд оплаты. Два человека, у каждого 14 неиспользованных дня, средний дневной заработок 2 500 ₽. Оценка отпуска 70 000 ₽. Если тариф взносов в этом месяце 30%, к резерву добавляют ещё 21 000 ₽. В проводке на отчётную дату стоит 91 000 ₽, не 70 000 ₽. Цифры подставляют из своих кадровых дней и своего среднего, не из этого примера.

Налог и упрощённый бухучёт

В налоге на прибыль резерв на оплату отпусков создают не автоматически. Это выбор главы 25 НК, его фиксируют в налоговой учётной политике, ст. 324.1 НК. Кто резерв в налоговом учёте не создаёт, отпуск признаёт расходом при начислении выплаты. На упрощёнке оплату труда признают после фактической выплаты. Начисление резерва на счёте 96 этот налог само по себе не уменьшает. Почему два учёта расходятся, на странице бухгалтерского и налогового учёта.

Часть организаций ведёт упрощённые способы бухгалтерского учёта и оценочные обязательства не признаёт. Это тоже выбор, его пишут в политике, страница учётной политики. Отсутствие резерва не отменяет обязанность платить отпуск вовремя. Оно только значит, что в балансе эта будущая выплата отдельной строкой не выделена.

ИП без сотрудников этот резерв не считает. Кадровые дни появляются вместе с трудовым договором. Сроки отчётов по людям на странице ИП с сотрудниками.

Источники

• ПБУ 8/2010, оценочные обязательства
• ст. 324.1 НК, резерв на оплату отпусков в налоге на прибыль
• план счетов, счёт 96

Если это ваш случай, короткая заявка на главной.