Учёт товаров на складе: как организовать его без потерь и пересортицы

Товар на складе это не «примерно сколько мешков в дальнем ряду». В бухгалтерском учёте это сумма на счёте учёта товаров, обычно 41, и количество по номенклатуре. Как устроены счета вообще, на странице плана счетов. Пока кладовщик двигает коробки, а в журнал ничего не попадает, собственник видит прибыль, которой на складе уже нет.

Правило одно. Первичный документ составляют в момент факта, а если это невозможно, сразу после него. Если дата подписи не совпадает с датой факта, указывают обе. Накладная, УПД или акт списания подтверждают факт. Счёт на оплату сам по себе остаток не меняет. Какие реквизиты обязательны, на странице первичных документов. Когда вместо акта и счёта-фактуры берут УПД, на странице УПД.

Где ломается склад

Недостача это когда в учёте единица есть, а на полке её нет. Излишек наоборот. Пересортица это когда одна позиция уехала вместо другой: в сумме склад «сходится», по названиям нет. На глаз это выглядит как мелочь. В налоговом контуре пересортица и недостача разбираются по-разному. Недостачу нельзя молча закрыть следующей закупкой.

Частая причина, журнал ведут только по отгрузкам клиенту, а внутренние перемещения и личные взятия со склада не пишут. Вторая, номенклатура в накладной поставщика не совпадает с карточкой в учёте, и приход встаёт «как получится». Третья, один человек и принимает товар, и считает его в конце месяца. Тогда ошибка и недостача всплывают слишком поздно.

Что держать в порядке

У каждой позиции есть карточка: название, единица, цена поступления. Движение пишут в журнале или в программе так, чтобы по дате можно было собрать остаток. Перед годовым отчётом склад всё равно пересчитывают на месте. Как проводят эту инвентаризацию, на странице инвентаризации перед годовым отчётом.

Программа для склада не заменяет документ. Она ускоряет запись. Если кладовщик проводит расход после того, как машина уехала, остаток в экране будет отставать от факта. Выбор приложения и таблицы это другой разговор. Критерии, чем программа должна уметь, собраны на странице учёта финансов малого бизнеса. Здесь достаточно требования: приход и расход нельзя сохранить без номенклатуры, количества и даты.

ИП, который по закону книги бухгалтерского учёта не ведёт, склад всё равно считает, если продаёт товар. Иначе себестоимость и остаток для налога на упрощёнке «доходы минус расходы» не собрать. Когда налоговой книги уже мало, на странице учёта ИП.

Источники

• закон о бухгалтерском учёте, ст. 9, факт хозяйственной жизни подтверждают первичным документом
• план счетов, счёт 41 «Товары»

Если это ваш случай, короткая заявка на главной.